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7 bonnes raisons pour que les entreprises arrêtent d’utiliser l’email

Accusé de tous les maux, l’email reste un outil majeur du quotidien des professionnels.  Certes, il pollue les outils de messagerie et ces pièces jointes plombent les serveurs. Mais quand vient le temps de passer à autre chose, nombreux sont les employés qui renâclent. Comment améliorer la productivité d’une équipe sans déstabiliser ses membres ? C’est tout l’enjeu des réseaux sociaux d’entreprises.

L’email mal utilisé coûte cher à l’entreprise

Le coup de semonce est venu de la SSII française Atos Origin. Dès 2011, son patron, Thierry Breton, affirmait qu’une entreprise moderne devait éradiquer le mail de ses process, et éprouver de nouveaux outils. L’objectif ? Améliorer la collaboration et réduire le stress des employés. Et bien sûr au passage faire bénéficier l’entreprise de ces gains : Atos calculait que 5 à 20 heures par semaine et par employé étaient dévorées par la lecture et la rédaction de messages électroniques dont 80 % était jugé contre-productives…

De nouvelles alternatives collaboratives à l’email

Quatre ans après, de nombreux outils proposent des alternatives à l’email, souvent sans succès. Le dernier en date, Delve, permet avec Office 365 de Microsoft d’accéder aux documents nécessaires à la gestion d’un projet sous la forme de tuile partageable entre membres d’une équipe. Finies les pièces jointes avec ce ‘Facebook pour les pros’, actuellement en cours de déploiement.

Mais Delve n’est que la énième tentative de ravir à l’email la palme de l’outil le plus utilisé en entreprise.

D’autres concurrents sérieux à l’email

Car les outils de micro-blogging pour les professionnels assurent l’autre fonction très prisée de l’email : envoyer rapidement des messages courts, pour élaborer des stratégies via des “brainstorming” connectés. Sauf que Twitter et consort proposent à la fois l’envoi de messages privés et de messages publics. Attention aux mauvaises manipulations !

Surtout, ces nouveaux outils se heurtent le plus souvent à l’obstacle de la prise en main et de l’adoption par les employés. Si l’email est si populaire, c’est qu’il est maîtrisé par l’ensemble des professionnels, et ce depuis fort longtemps. Cela pourrait changer avec Slack, créé par le fondateur de Flickr, un outil qui permet de créer des canaux de communication éphémères (sous forme de hashtag) ou durables, et d’échanger des idées, des messages et des documents. Point fort : ces canaux sont pour la plupart intégrés à de nombreux autres outils utilisés couramment par les employés (voir la liste des applications pour Slack par exemple). Un gage d’adoption très important.

Slack propose en plus de dénicher des profils qui possèdent les compétences qui vous manquent et ainsi d’améliorer la communication verticale entre les différentes strates de l’entreprise (information produit ou remontée d’information de “la base “).

La profusion de ce type de service permet en plus d’en tester plusieurs en ciblant ceux qui conviennent le mieux, au regard du coût et des fonctionnalités. Salesforces Chatter, Microsoft Yammer, Jive ou Tibco Tibbr sont de ce point de vue à essayer.

Mettre en place une gestion de projets collaboratifs

Mais au delà de la conversation entre professionnels et de la communication des documents, les nouveaux outils collaboratifs assurent des fonctions de  gestion d’objectifs, de tâches ou de projets. Finis les emails de relance entre collègues ou les  chaînes d’emails qui s’allongent avec le temps. Basecamp, Huddle, Podio, Producteev, Redbooth (qui offre aussi la visio-conférence), SocialTask, Tracky ou Trello sont à tester dans ce domaine.

Utiliser des assistants virtuels sur smartphone

Sans compter que ces nouveaux outils collaboratifs ont été pensés pour la mobilité. Des assistants virtuels existent dès à présent pour les mobiles, et offrent une intégration inédite entre l’agenda, la géolocalisation et les notes, pour améliorer votre productivité. Les plus connus sont 24me, Seer, Acompli ou Tempo. Via un système d’alerte, ils vous aident à mieux gérer votre temps.

La fusion de l’email et du réseau social d’entreprise est en marche

Face à ces innovations, il convient de noter toutefois que le mail est loin, très loin d’avoir dit son dernier mot. Son avenir passe par l’intégration toujours plus poussée du mail aux autres services de communication de l’entrperise. Microsoft travaille sur une offre intégrée d’Office 365, de sharepoint Online et de Yammer. IBM, quant à lui, compte sur un nouvel outil “révolutionnaire” nommé The Verse qui intègre l’email et la collaboration en un même lieu.

La fin de l’email ? Les entreprises prêtes à sauter le pas

Alors, faut il aller de l’avant ? Oui, car si vous ne le faites pas, vos employés eux-mêmes s’en chargeront. Et rien n’est plus effrayant pour une entreprise de voir se déporter informations et conversations entre ses employés sur des messagerie instantanées personnelles Facebook ou des comptes Twitter auxquels elle n’a pas accès. Si le déploiement des réseaux sociaux d’entreprise n’a pas toujours donné de bons résultats, ces nouveaux outils, centrés sur les utilisateurs, leurs projets et leur gestion du temps et des objectifs donnent de meilleurs résultats, à condition de prendre le temps de former les utilisateurs aux nouveaux usages et aux règles d’utilisation.

En chiffres

13 heures par semaine. C’est en moyenne le temps que passent les professionnels à éplucher et à répondre à leurs emails (étude de la startup Contatta).

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