Nouveaux outils RH : sont-ils disruptifs pour l’entreprise ?

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Nouveaux outils RH : sont-ils disruptifs pour l’entreprise ?

Les nouvelles solutions à disposition des RH sont-elles nécessairement en rupture avec les méthodes conventionnelles ? Et pourquoi certains outils “SIRH” font-ils l’objet de critiques ? Quelles sont les alternatives innovantes ?

Les applications informatiques gravitant autour des RH ont connu une petite révolution ces cinq dernières années avec le phénomène des réseaux sociaux et l’arrivée de solutions dites SaaS (Software as a Service), accessibles directement de son poste de travail, y compris son smartphone ou sa tablette.

Ces innovations sont-elles disruptives ? Pourquoi obligent-elles à des ajustements dans la culture d’entreprise, y compris au sein de la DRH ?

Toutes les missions RH concernées

Constatons tout d’abord que toutes les fonctions ou missions RH sont concernées : la paie, la formation et la gestion des carrières, le recrutement et le “on-boarding” des nouveaux entrants, le développement RH tout comme les relations sociales et que le contrôle de gestion sociale.

Quantité de solutions innovantes sont apparues ces dernières années. Les services RH peuvent disposer d’une pléiade de tableaux de bord, outils de pilotage et de monitoring.

L’arrivée des smartphones et des tablettes a accéléré le phénomène, du fait d’une maniabilité et d’une facilité d’usage, rehaussée par une image flatteuse de modernité et d’innovation. La vogue des “apps” en ligne a fait le reste.

Un DRH à l’heure du digital se doit d’avoir une « vue » sur la formation, une autre sur la politique des rémunérations, une autre sur les recrutements et les candidatures en stock, y compris pour la mobilité interne des personnels qu’il doit savoir susciter.

Tout ceci implique des outils très sécurisés – confidentialité, respect des personnes et réglementation obligent.

Innovation et RH, un maître mot : décloisonner

Ce n’est pas nouveau, notamment dans les entreprises de grande taille, dotée d’un véritable SIRH (système d’information des ressources humaines). Mais ces solutions ont tendance à cloisonner les données, département par département, activité par activité.

La révolution digitale, qui veut rendre l’entreprise plus agile, plus flexible, impose une vision d’ensemble la plus juste et la plus actuelle possible, donc transversale, et en « temps réel ». La qualité des indicateurs pour le top-managment, c’est la pertinence, la lisibilité et donc la synthèse au présent.

La mise en cause des SIRH

Or le risque de ces solutions SIRH, très intégrées, conçues autour de logiciels dits ERP (Enterprise resource planing), c’est leur lourdeur. Elles sont certes très riches en fonctionnalités, mais l’ajout de nouvelles fonctions ou le rapprochement entre applications -comme par exemple, le lien avec les salaires, ce qui est une attente forte – peut prendre des mois voire des années dans les groupes où les solutions, au fil des fusions et réorganisation, sont souvent disparates.

Certains managers RH, acquis aux nouveaux outils -disponibles en ligne immédiatement ou presque – n’hésitent pas à déclarer ces grands systèmes moribonds.

Le fait est que quantités de solutions diverses et variées sont venues rompre le train-train d’une gestion par projets prioritaires au sein des directions informatiques.

Les petites structures n’ont pas ce souci. Elles prennent très vite prendre ce virage du digital en investissant dans leurs propres ressources (premier jalon, souvent oublié !- donc en mise à niveau des compétences) et avec peu d’investissements informatiques car la tendance est aux solution SaaS, qui se paient à l’usage et non plus en coûteuses licences annuelles (et maintenance/support en sus!…)

Re-individualiser, re-personnaliser la gestion des RH

Qu’apporte la nouvelle approche digitale ? Des outils très rapidement utilisables et présentant l’avantage d’accélérer la mise en conformité de l’entreprise avec les nouvelles règles du jeu -comme la DNS (Déclaration sociale nominative, la Réforme Professionnelle, dont la pénibilité, l’assurance prévoyance obligatoire au 1er janvier 2016, etc.).

Des solutions de e-recrutement ouvrent des horizons nouveaux. Les évaluations, à partir d’entretiens, peuvent être informatisés en étant mieux personnalisés, améliorant le suivi de carrière et l’évolution des compétences. La gestion des performances et « talents » devient plus transparente au bénéfice du salarié comme du manager.

Le salarié peut accéder à ses informations et les mettre à jour. C’est la tendance au portail en self-service (avec des outils de dématérialisation comme Docapost).

La formation peut être refondue en étant précurseur sur le principe du crédit formation individuel (financièrement défini, avec dépôt sur un compte défiscalisé, comme cela se généralise au Pays-Bas).

En résumé, c’est la meilleure opportunité pour « re-personnaliser » la gestion des RH. La terminologie « gestion des personnes » ou de « gestion des ressources » reprend le dessus ; elle s’inscrit d’ailleurs dans une logique de système d’information orienté « client ». Il faut revenir à une vraie « expérience salarié » – ce qui conduit certaines DRH à se rebaptiser (en anglais): ‘Employee & experience HR group’. Entre autre incidence, le ‘talent management’ , tel qu’il est vécu dans les ‘start-up’ est effectivement mis à la portée de tous, de tous les « potentiels », sans exclusive.

La DRH aussi…

En premier lieu, la DRH doit s’y mettre aussi. Elle doit montrer le bon exemple, monter en compétences en s’imprégnant de ces nouvelles alternatives porteuses de ruptures. Elle les éprouvent et les partagent en s’érigeant, par exemple, comme modèle du « collaboratif » et en mettant certains outils à la disposition de tous (et pas seulement des managers…). Ce qui s’applique aussi, évidemment, à l’utilisation des médias sociaux que certains salariés, plus « éclairés », n’ont pas attendu de découvrir pour ouvrir leurs antennes et mieux gérer leur carrière.

Ils l’ont dit

Françoise Bragard, responsable SIRH chez Systra (SNCF/RATP) :

« Les entreprises restent à la traîne en matière de gestion des talents » (cercle SIRH, 06/2015)

Gérard Piètrement, président de Danae (et Cercle SIRH):

« La hausse des budgets alloués au SIRH est relative à un équipement de plus en plus important en outils informatiques et du service SIRH, mais avec les mêmes ressources »

Steve Hardy, directeur de la Stratégie, ADP GSI :

« Si vous fournissez des outils modernes et ergonomiques à l’employé ou au manager, ils seront bien plus enclins à les utiliser. Ils deviennent alors plus actifs et comprennent tout l’intérêt des tableaux de bord pour les aider dans leurs décisions ».

En chiffres

Plus de 50 % des entreprises (en France) ont, ou vont, faire évoluer le SIRH : les 4 projets RH les plus prioritaires sont la paie, le reporting, la GA et la formation, suivis par les évaluations et le recrutement (Source: Benchmark SIRH 2015, Le Cercle SIRH).

Figure 1 _ source_ Benchmark  SIRH 06_2015 (1)

Quant à installer un nouvel outil entre 2015-2016, priorité est donnée à 4 processus : la paie (24%), la formation (24%), la GT/GTA (20%) et le reporting (20%). (Source : Cercle SIRH, étude-benchmark 2015)

70 % des personnes interrogées se disent favorables à la dématérialisation des bulletins de paie au sein de leur organisation (source : Association ANDRH, 2015).

69 % des décideurs RH et IT interrogés affirment être « tout à fait familier » avec les modèle SaaS (Software-as-a-Service, sur le Cloud), contre seulement 37% en 2011 (source: Cabinet Markess 04/2014 enquête auprès de 145 décideurs RH, DSI

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